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Ivette Estrada
Ciudad de México, 10 de julio (entresemana.mx). En la presentación de un caso legal los primeros cinco minutos del alegato son determinantes al igual que los cinco últimos. En la presentación de una startup, ese lapso es esencial para determinar si un capitalista de riesgo accederá a financiar un proyecto. En una cita a ciegas los primeros 300 segundos determinan si la interacción trascenderá o no a esa primera vez.
Cinco minutos. No más.
Y también los primeros cinco minutos de una reunión dan forma a su resultado.
Las reuniones que simplemente ocurren porque sí, para que el gerente se cerciore de que todos están ahí aunque no se trate de algo relevante, generan pérdidas de tiempo y agotamiento. El estrés que experimentamos por las interminables reuniones sin sentido en el teletrabajo.
En contraparte, las reuniones exitosas se diseñan intencionalmente. La idea básica es que para apoyar a las personas y avanzar en los objetivos críticos, los líderes deben clarificar para sí mismos y para los demás: objetivo de la reunión, participantes esenciales, puntos de acuerdo y condiciones para generar la conversación.
Las reuniones “mata tiempo” surgen aún antes de que se inicie la sesión. Muchas personas llegan a las reuniones preparadas para desvincularse. A menudo carecen de una idea clara de por qué la reunión es necesaria. Y la gente se distrae.
La neurociencia nos dice que para involucrar a los participantes de un grupo, las personas deben sentirse bienvenidas y conectarse entre sí. Aunque los detalles variarán con su propósito y la cultura de su organización, como regla general, cuanto antes hablen las personas, más comprometidas estarán durante toda la reunión.
Entonces, conviene comenzar con saludos personalizados y luego reproducir música optimista u otro método para establecer un tono de bienvenida.
Luego, proporcionar una actividad ligeramente estructurada que permita a cada persona la oportunidad de hablar.
Una vez que haya declarado el propósito, dedicar unos minutos a discutirlo, para que los participantes desarrollen una comprensión de por qué están allí y lo que se espera lograr. El objetivo aquí es solo despertar el interés del grupo.
Después es el momento de esbozar el trabajo que el grupo debe hacer durante la sesión. Luego conviene hacer una pausa para preguntas o inquietudes, y ajustar la agenda según sea necesario.
Y el resumen es éste:
Bienvenida. Plantear objetivo. Especificar tareas. Mostrar calendarización. Preguntas y respuestas.
Reitero: los primeros cinco minutos resultan cruciales. Son el antídoto contra el etrés, agotamiento e incertidumbre. Son los determinantes de que una reunión será productiva o “mata tiempo”.
